Miten aineisto vaikuttaa projektin onnistumiseen?

 

Välillä vastaan tulee projekteja, joissa asiakas pyrkii minimoimaan kustannuksia lupaamalla toimittaa valmiin aineiston. Ja mikäpä siinä, valmis käsikirjoitus ja aineisto tosiaan nopeuttaa työtämme ja projektin loppuunsaaminen hyvässä yhteishengessä on todennäköisempää. Asiakas säästää rahaa ja meiltä vapautuu aikaa muihin asiakastöihin – Win-win tilanne molemmille osapuolille!

Mutta ongelmia syntyy, kun aletaan purkamaan termiä ”valmis aineisto”.

Kun puhutaan tiukan budjetin töistä, olemme tavallista tarkempia aineiston kanssa. Tämä puhtaasti syystä, että mitä enemmän työstämme, modifioimme, ideoimme ja fiksaamme – sitä enemmän kuluu laskutettavia työtunteja. Myös meidän intressimme on pysyä sovituissa budjeteissa ja näin taata mahdollisimman tyytyväinen asiakas. Kun puhutaan hieman löysemmin hirressä olevista töistä, osallistumme mielellämme aineiston muokkaamiseen ja valmistamiseen.

Projekti aloitetaan aina jonkinlaisella asiakasbriiffillä. Sovimme, mitä asiakas meille toimittaa ja milloin. Annamme ohjeita myös millaisissa muodoissa aineistoa olisi hyvä toimittaa. Kuvat ohjeistamme toimittamaan korkearesoluutioisina erillisellä latauslinkillä tai sähköpostin liitteenä. Tekstit word-tiedostona, logot vektorigrafiikkana, taulukot excelinä. Ohjenuoraksi voi laittaa myös powerpointia, pdf:ää, linkittää nettisivuja tms. kunhan niissä on selkesti kerrottu, mitkä kohdat ovat oleellista tietoa. Kun aineisto on kasassa, saadaan projekti käyntiin. Näin ideaalitilanteessa.

Esimerkki huonosta aineistotoimituksesta ja sen seurauksista:

Käytännössä käsikirjoitusta ei ole olemassakaan. Tai jos on, niin se on asiakkaan päässä ja sieltä sen kaivaminen on hankalampi tapaus. Kuvat toimitetaan powerpointissa tai pyydetään napsaisemaan PDF-esitteestä. Tekstit tulee Excelinä ja logot pyydetään googlettamaan. Annetaan nettisivulinkki ja ohjeistetaan hakemaan sieltä tietoa. Ja tämä nettisivu sisältääkin sitten 36 alasivua…Noh, olemme reiluja ja kasaamme aineiston kokoon. Sitten työstämään!

Plim. Sähköpostia asiakkaalta.

”Voitteko lisätä otsikon siihen lauseen eteen mikä alkaa että: Olemme tehneet…”
”Saako tuon etusivun kuvan rajattua erilailla?”
”Osastosihteeri Jarkko antaa kommentteja vielä tuohon väritykseen”
”Kokeillaan miltä logo näyttää mustavalkoisena”
”Väärä asiakaslogo!”
”Piti sieltä nettisivuilta ottaa toinen taulukko”
”Kirjoitusvirheitä tekstissä!”
”Saisiko tuota punaista palkkia punaisemmaksi?”

Muutetaan, muokataan, odotellaan erinäisiä mielipiteitä. Eikä siinä, asiakkaalle tässä töitä tehdään ja lopputuloksen on hyvä olla viimeistelty. Mutta kun viidennen kerran vaihdetaan järjestystä ja sähköpostivaihtoa on käyty vinopino, aletaan olla aika kaukana ”valmiista aineistosta” ja näin ollen myös alkuperäisestä budjetista.

Miten sitten toimin kustannustehokkaasti?

• Mieti etukäteen, mitä haluatte meillä teetetyllä työllä saavuttaa. Kenelle se tehdään ja miksi?
• Onko olemassa jonkinlaisia toiveita tai mitä ehdottomasti ei haluta? Kerro ne selkeästi etukäteen.
• Google ei ole aineiston hakulähde. Itseasiassa kuvien imuttelu kuvahaulla on laitonta.
• Tekstit olisi hyvä oikolukea ja hyväksyttää etukäteen niillä tahoilla, jotka niihin haluavat vaikuttavat.
• Kuvat tulisi valita etukäteen ja tarkistaa että niiden koko on mielellään megoja, ei kilotavuja. Valitse hyvälaatuisia, originaalikuvia ja kerro mikäli haluat niitä käsiteltävän.
• Jonkinlainen suunnitelma mikä teksti mihin kohtaan ja mikä kuva ylös ja mikä alas.
• Logot on hyvä pyytää yrityksiltä itseltään tai ladata ne mahdollisesta media-pankista yrityksen sivuilta.
• Varmista lupa käyttää aineistoa, mikäli se ei ole itsesi tai yrityksesi luomaa.
• Kun saat vedoksen työstä, käykää se kerralla läpi ja mielellään kommentit keskitetysti koottuna. Mitä useampi vedoskierros = enemmän laskutettavia työtunteja.
• Esitä mahdollisimman tarkkoja pyyntöjä tai vaihtoehtoisesti anna suunnittelijalle vapaa
• Vältä ylimääräistä kirjeenvaihtoa, joskus sähköpostin läpi plaraamiseen menee enemmän aikaa kuin itse työhön.
• Pysy aikataulussa. Päivä sinne tai tänne ei kaada, mutta viikkojen jahkailu keskeyttää projektin ikävästi ja käynnistäminen uudelleen vie aikaa.
• Mielipiteitä saa olla. Ole kuitenkin valmis joustamaan ja kuuntelemaan suunnittelijaa, hän on alansa ammattilainen.

Mikäli siis halutaan olla kustannustehokkaita, hoidetaan etukäteen aineisto kuntoon, varataan riittävästi aikaa, annetaan työrauha suunnittelijalle ja katsotaan lopputulosta avoimella mielellä. Tällainen työskentelytapa vaatii asiakkaalta enemmän paneutumista ja ajankäyttöä, mutta palkintona saattaa olla säästetyt eurot markkinoinnissa.